เป็นข้อมูลในระบบเก่า ที่คิดว่ายังมีประโยชน์ เลยนำมาให้ศึกษากัน

เมื่อวานนี้(13 ธ.ค.) ได้เข้าร่วมการจัดทำ SWOT ของ สป.วท. โดยได้ที่ปรึกษาจาก สวทช. มาช่วยในการจัดทำ SWOT  ได้เห็นรูปแบบการจัดทำที่ผมคิดว่าดี และน่าจะเป็นแนวทางให้กับที่อื่นที่คิดจะทำ SWOT นำไปใช้ได้

หลักการทำ SWOT

1. แยกกลุ่มการทำ SWOT เป็นกลุ่มผู้บริหาร ไปทำอีกสถานที่หนึ่ง และกลุ่ม จนท.
2. กลุ่ม จนท. ให้จัดเป็นโต๊ะกลมประมาณ 15-20 คน สมาชิกประกอบด้วย จนท. ทุกหน่วยงาน ปะบนกัน
3. เลือกประธานกลุ่มที่ทำหน้าที่ควบคุมเวลา สรุปประเด็น และนำทางในการพูดคุย ถกเถียงกัน และเลือกเลขากลุ่มเพื่อทำหน้าที่จดสิ่งที่ทุกคนพูด
4. พูดความจริง และปล่อยให้ทุกคนได้พูด ได้ถกเถียงกัน อย่าไปขัดจังหวะคนอื่นในขณะที่กำลังพูด
5. เขียนข้อสรุปให้ขัดเจน  ให้ระบุเจาะจงลงไป
6. สรุปและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่พูดทั้งหมดออกมา ควรไม่เกินหัวข้อละ 4 เรื่อง 

อุปกรณ์ ประกอบด้วย

1. Board เพื่อใช้เขียนแยกเป็น 2 หมวด คือ ซ้านมือเป็น S ขวามือเป้น W
2. กระดาษสีต่าง ๆ กัน ประมาณ 7-8 สี เพื่อใช้ในการเขียนข้อสรุปจากการ brainstorm และนำไปติดที่ board
3. สติ๊กเกอร์รูปดาว สำหรับการโหวตให้คะแนน

ขั้นที่ 1 มีการจัดโต๊ะเป็นกลุ่มย่อย ๆ โต๊หนึ่งไม่น่าจะเกิน 15-20 คน เพราะยิ่งคนมาก ก็จะยิ่งหาข้อสรุปยาก และที่สำคัญ ในแต่ละโต๊จะต้องมีเจ้าหน้าที่ของทุกหน่วยงานร่วมในโต๊ะปะบนกัน เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่หลากหลาย และจัด board แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ด้านซ้ายเขียนว่า S ด้านขวาเขียน W เพื่อให้ทุกโตะที่ได้สรุปความคิดเห็นใส่กระดาษในสีต่าง ๆ กัน มาแปะติดไว้

ขั้นที่ 2  วิทยากรเริ่มบรรยายหลักการของการจัดทำ SWOT ให้กับทุกคนได้ฟังเป็นภาพรวมเพื่อปูพื้นความรู้ให้ทุกคนได้รับรู้เท่านเทียมกัน หลังจากนั้นจึงเบรก

ขั้นที่ 3 กลับมาจากเบรก ก็เริ่มต้นทำ workshop กันต่อโดยเริ่มจากการทำ S/W เพื่อหาจุดอ่อน/จุดแข็ง ก่อนโดยนำ 7s Framework เป็นกุญแจในการตอบคำถาม  โดยให้เวลาในแต่ละ item ประมาณ 15-20 นาที เพื่อให้สมาชิกในแต่ละกลุ่มร่วมกัน อภิปราย ถกเถียง เพื่อหาจุดแข็ง/จุดอ่อน

หัวใจของ S/W ที่เป็นปัจจัยภายใน คือ 7s Framework

S1 = Structure คือโครงการสร้างขององค์กร จะพูดถึงโครงสร้างองค์กรในปัจจุบันว่ามีความคล่องตัว และมีประสิทธิภาพต่อการปฏิบัติงานมากน้อยแค่ไหน ประเด็นที่ต้องพิจารณา คือ (เป็นแค่ตัวอย่าง อาจจะมีมากกว่านี้)

1. สายการบังคับบัชญา มีความยืดหยุ่ย เยิ่นเย่อ  แค่ไหน
2. อำนาจหน้าที่ ภารกิจที่เกี่ยวข้อง มีความสอกคล้อง เหมาะสมหรือไม่
3. การทำงานเป็นทีมของคนในองค์กร
4. ความสอดคล้องกับ JD การ rotate ของคนในที่ทำงาน
5. อื่น ๆ

S2= Strategy ยุทธศาสตร์ หรือ กลยุทธ์ของหน่วยงาน ให้สมาชิกในกลุ่มใด้ซักถามพูดคุยว่า หน่วยงานมี กลยุทธ์ที่เหมาะสมหรือไม่ โดยมีประเด็นที่ต้องพิจารณาคือ

1. Value proposition ที่จะมอบให้กับลูกค้าของเรา นั้นคือ กลุยุทธ์ของของ มีการส่งมอบอะไรให้กัลูกค้าของเราบ้าง และตอบสนองยุทธศาสตร์กระทรวง ยุทธศาสตร์ชาติมากน้อยแค่ไหน เขียนไว้ชัดเจนหรือไม่
2. ความเหมาะสมของกลยุทธ์ ความสามารถขององค์กรในการทำงานไปสู่เป้าหมายที่สร้างไว้
3. การสื่อสาร ทำความเข้าใจในกลยุทธ์ เป้าหมาย ตัวชี้วัดต่าง ๆ ของคนในองค์กร มีการทำความเข้าใจกันมากน้อยแค่ไหน
4. การนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ มีการนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติจริงใหม

S3=System ระบบ คือ การดูว่า Core Business Process ของหน่วยงานมีการบริหารจัดการอย่างมีระบบหรือไม่ อาจรวมไปถึง

1. ระบบงบประมาณ การจัดซื้อจัดจ้าง ระบบการเงิน
2. ระบบการประเมินผล ติดตามโครงการ กิจกรรม
3. ระบบประเมินบุคคล การให้รางวัล ผลตอบแทน
4. โครงสร้างพื้นฐานของ IT
5. ระบบลูกค้าสัมพันธ์ CRM
6. อื่น ๆ

S4= Style ลัษณะแบบแผน พฤติกรรมในการบริหารของผู้บริหารในองค์กร  การเป้นผู้นำและภาวะผู้นำ บุคลิกภาพ  มีประเด้นที่ต้องพูดคุย

1. การตัดสินใจ
2. การสื่อสารภายในองค์กร ระหว่างผู้บริหารกับลูกน้อง
3. Role Model ของผู้บริหาร
4. การพัฒนา  คสบคุมระบบ มาตรฐาน การสร้างทีม การสร้างความรับผิดชอบ การมุ่งเน้น เป้าหมาย การมุ่งเน้นลูกค้า

S5=Staff ทีมงาน บุคลากรทุกคนในองค์กร ให้ดูที่แบบแผน พฤติกรรมของคนในองค์กรเป้นภาพรวม เช่น การสร้างแรงจูงใจ การทำงาเป้ฯทีม การมอบหมายงาน

1. ดูเรื่องสมดุลระหว่างคนกับงาน
2. คุณภาพการของงานที่ออกมา
3. ความรู้ ความสามารถของบุคลากรที่มีอยู่ และที่ต้องการจะให้มี
4. การให้รางวัล แรงจูงใจ

S6 = Skill ความรู้ความสามารถขององค์กร  คือให้ดูว่าสิ่งใดที่องค์กรของคุณสามารถทำได้ดีหว่าองค์กรอื่น หากจะต้องทำเรื่องนี้แล้วเค้าต้องมาหาองค์กรของคุณ

1. ความรู้ ความสามารถที่ต้องการขององค์กร
2. มาตรการหรือแผนงานที่จะแก้ปัญหาหากขาดความรู้ ความสามารถนั้น องค์กรได้จัดไว้หรือไม่

S7= Share Value ค่านิยมร่วมกันของคนทั้งองค์กร ซึ่อาจจะเป้นนามธรรม แต่ต้องหาให้ได้ว่า อะไรที่เป้นตัวตนที่แท้จริงขององค์กร เพื่อนำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของทีมงานในภาพรวม

1. ชี้ให้เห็นความเป้นตัวตนขององค์กร
2. นำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้หรือไม่

ในแต่ละ S จะต้องให้เวลาให้แต่ละกลุ่ม พูดคุย ถกเถียง ประเด้นต่าง ๆ ออกมา ใช้เวลา S ละ ไม่เกิน 15-20 นาที แล้วให้ทุกกลุ่มสรุปออกมาและจัดลำดับความสำคัญ ไม่ควรเกิน S ละ 4-5 ประเด็น และบอกด้วยว่าเป้น S หรือ W และนำไปติดที่ board ที่เตรียมไว้

จากนั้นเมื่อทำครบทั้ง 7S แล้ว ทีมงาน จะนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์ โดยการ grouping ข้อมูลที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน และนับจำนวน กลุ่มที่คิดเห้นเหมือนกัน ใส่ลงเป็นคะแนนของแต่ละประเด็น จัดลำดับประเด็นจากมากไปหาน้อยในแต่ละ S และ W

จากนั้นนำเสนอให้ทุกคนได้รับรู้ข้อมูลจากการระดมความคิดเห็น  ของทุกคนได้รับทราบ แล้วนำไปเขียนที่ board ตามลำดับ แล้วให้ทุกคน โหวตให้คะแนน ซึ่งในดาว 7 ดาวที่มีอยู่ของแต่ละคนก็เท่ากับ 1 คะแนนเสียงที่สามารถโหวตได้ ใส่ลงในช่องของ S หรือ W ตัวใดก็ได้ ตามใจชอบ

ทีมงานก็นำผมโหวตมาวิเคราะห์อีกครั้ง ก็จะได้ จุดอ่อนและ จุดแข็งขององค์กรออกมา ซึ่งไม่น่าจะเกิน 5-6 ข้อ ของแต่ละ S หรือ W

เสร็จสิ้นขั้นตอนการทำ S และ W ก็จะเป้นขั้นตอนการหา O กับ T

สำหรับขั้นตอนการหาปัจจัยภานอกที่เป็น โอกาส(O) และ อุปสรรค(T) นั้นก็มี framework เช่นกัน เรียกว่า Component of the General Environment โดยมีประเด็นให้พิจารณาดังนี้

1. Politic / Legal
2. Social / Culture
3. Technology
4. Economy
5. Environment
6. Globalization / International

ทั้ง 6 หัวข้อ ให้แต่ละกลุ่ม เลือกหัวข้ออกมาสัก 3-4 หัวข้อ ที่คิดว่า น่าจะเป็นส่วนที่ทำให้เกิดประโยชน์(โอกาส) หรือ น่าจะก่อให้เกิดผลเสีย(อุปสรรค) ต่อองค์กร ต่อการทำงานขององค์กร

เมื่อเลือกหัวข้อได้แล้ว ในแต่ละหัวข้อให้ ระดมสมองกันในกลุ่มว่า ในแต่ละหัวข้อที่เลือกมานั้น จะมีประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด โอกาส และประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด อุปสรรค  หากมีประเด็นเยอะ ให้จัดลำดับความสำคัญ และคัดเลือกออกมา 2-3 ประเด็น แล้วก็ทำขั้นตอนคล้าย ๆ กับการหา S และ W