เป็นข้อมูลในระบบเก่า ที่คิดว่ายังมีประโยชน์ เลยนำมาให้ศึกษากัน
เมื่อวานนี้(13 ธ.ค.) ได้เข้าร่วมการจัดทำ SWOT ของ สป.วท. โดยได้ที่ปรึกษาจาก สวทช. มาช่วยในการจัดทำ SWOT ได้เห็นรูปแบบการจัดทำที่ผมคิดว่าดี และน่าจะเป็นแนวทางให้กับที่อื่นที่คิดจะทำ SWOT นำไปใช้ได้
หลักการทำ SWOT
- แยกกลุ่มการทำ SWOT เป็นกลุ่มผู้บริหาร ไปทำอีกสถานที่หนึ่ง และกลุ่ม จนท.
- กลุ่ม จนท. ให้จัดเป็นโต๊ะกลมประมาณ 15-20 คน สมาชิกประกอบด้วย จนท. ทุกหน่วยงาน ปะบนกัน
- เลือกประธานกลุ่มที่ทำหน้าที่ควบคุมเวลา สรุปประเด็น และนำทางในการพูดคุย ถกเถียงกัน และเลือกเลขากลุ่มเพื่อทำหน้าที่จดสิ่งที่ทุกคนพูด
- พูดความจริง และปล่อยให้ทุกคนได้พูด ได้ถกเถียงกัน อย่าไปขัดจังหวะคนอื่นในขณะที่กำลังพูด
- เขียนข้อสรุปให้ขัดเจน ให้ระบุเจาะจงลงไป
- สรุปและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่พูดทั้งหมดออกมา ควรไม่เกินหัวข้อละ 4 เรื่อง
อุปกรณ์ ประกอบด้วย
- Board เพื่อใช้เขียนแยกเป็น 2 หมวด คือ ซ้านมือเป็น S ขวามือเป้น W
- กระดาษสีต่าง ๆ กัน ประมาณ 7-8 สี เพื่อใช้ในการเขียนข้อสรุปจากการ brainstorm และนำไปติดที่ board
- สติ๊กเกอร์รูปดาว สำหรับการโหวตให้คะแนน
ขั้นที่ 1 มีการจัดโต๊ะเป็นกลุ่มย่อย ๆ โต๊หนึ่งไม่น่าจะเกิน 15-20 คน เพราะยิ่งคนมาก ก็จะยิ่งหาข้อสรุปยาก และที่สำคัญ ในแต่ละโต๊จะต้องมีเจ้าหน้าที่ของทุกหน่วยงานร่วมในโต๊ะปะบนกัน เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่หลากหลาย และจัด board แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ด้านซ้ายเขียนว่า S ด้านขวาเขียน W เพื่อให้ทุกโตะที่ได้สรุปความคิดเห็นใส่กระดาษในสีต่าง ๆ กัน มาแปะติดไว้
ขั้นที่ 2 วิทยากรเริ่มบรรยายหลักการของการจัดทำ SWOT ให้กับทุกคนได้ฟังเป็นภาพรวมเพื่อปูพื้นความรู้ให้ทุกคนได้รับรู้เท่านเทียมกัน หลังจากนั้นจึงเบรก
ขั้นที่ 3 กลับมาจากเบรก ก็เริ่มต้นทำ workshop กันต่อโดยเริ่มจากการทำ S/W เพื่อหาจุดอ่อน/จุดแข็ง ก่อนโดยนำ 7s Framework เป็นกุญแจในการตอบคำถาม โดยให้เวลาในแต่ละ item ประมาณ 15-20 นาที เพื่อให้สมาชิกในแต่ละกลุ่มร่วมกัน อภิปราย ถกเถียง เพื่อหาจุดแข็ง/จุดอ่อน
หัวใจของ S/W ที่เป็นปัจจัยภายใน คือ 7s Framework
S1 = Structure คือโครงการสร้างขององค์กร จะพูดถึงโครงสร้างองค์กรในปัจจุบันว่ามีความคล่องตัว และมีประสิทธิภาพต่อการปฏิบัติงานมากน้อยแค่ไหน ประเด็นที่ต้องพิจารณา คือ (เป็นแค่ตัวอย่าง อาจจะมีมากกว่านี้)
- สายการบังคับบัชญา มีความยืดหยุ่ย เยิ่นเย่อ แค่ไหน
- อำนาจหน้าที่ ภารกิจที่เกี่ยวข้อง มีความสอกคล้อง เหมาะสมหรือไม่
- การทำงานเป็นทีมของคนในองค์กร
- ความสอดคล้องกับ JD การ rotate ของคนในที่ทำงาน
- อื่น ๆ
S2= Strategy ยุทธศาสตร์ หรือ กลยุทธ์ของหน่วยงาน ให้สมาชิกในกลุ่มใด้ซักถามพูดคุยว่า หน่วยงานมี กลยุทธ์ที่เหมาะสมหรือไม่ โดยมีประเด็นที่ต้องพิจารณาคือ
- Value proposition ที่จะมอบให้กับลูกค้าของเรา นั้นคือ กลุยุทธ์ของของ มีการส่งมอบอะไรให้กัลูกค้าของเราบ้าง และตอบสนองยุทธศาสตร์กระทรวง ยุทธศาสตร์ชาติมากน้อยแค่ไหน เขียนไว้ชัดเจนหรือไม่
- ความเหมาะสมของกลยุทธ์ ความสามารถขององค์กรในการทำงานไปสู่เป้าหมายที่สร้างไว้
- การสื่อสาร ทำความเข้าใจในกลยุทธ์ เป้าหมาย ตัวชี้วัดต่าง ๆ ของคนในองค์กร มีการทำความเข้าใจกันมากน้อยแค่ไหน
- การนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติ มีการนำกลยุทธ์ไปสู่การปฏิบัติจริงใหม
S3=System ระบบ คือ การดูว่า Core Business Process ของหน่วยงานมีการบริหารจัดการอย่างมีระบบหรือไม่ อาจรวมไปถึง
- ระบบงบประมาณ การจัดซื้อจัดจ้าง ระบบการเงิน
- ระบบการประเมินผล ติดตามโครงการ กิจกรรม
- ระบบประเมินบุคคล การให้รางวัล ผลตอบแทน
- โครงสร้างพื้นฐานของ IT
- ระบบลูกค้าสัมพันธ์ CRM
- อื่น ๆ
S4= Style ลัษณะแบบแผน พฤติกรรมในการบริหารของผู้บริหารในองค์กร การเป้นผู้นำและภาวะผู้นำ บุคลิกภาพ มีประเด้นที่ต้องพูดคุย
- การตัดสินใจ
- การสื่อสารภายในองค์กร ระหว่างผู้บริหารกับลูกน้อง
- Role Model ของผู้บริหาร
- การพัฒนา คสบคุมระบบ มาตรฐาน การสร้างทีม การสร้างความรับผิดชอบ การมุ่งเน้น เป้าหมาย การมุ่งเน้นลูกค้า
S5=Staff ทีมงาน บุคลากรทุกคนในองค์กร ให้ดูที่แบบแผน พฤติกรรมของคนในองค์กรเป้นภาพรวม เช่น การสร้างแรงจูงใจ การทำงาเป้ฯทีม การมอบหมายงาน
- ดูเรื่องสมดุลระหว่างคนกับงาน
- คุณภาพการของงานที่ออกมา
- ความรู้ ความสามารถของบุคลากรที่มีอยู่ และที่ต้องการจะให้มี
- การให้รางวัล แรงจูงใจ
S6 = Skill ความรู้ความสามารถขององค์กร คือให้ดูว่าสิ่งใดที่องค์กรของคุณสามารถทำได้ดีหว่าองค์กรอื่น หากจะต้องทำเรื่องนี้แล้วเค้าต้องมาหาองค์กรของคุณ
- ความรู้ ความสามารถที่ต้องการขององค์กร
- มาตรการหรือแผนงานที่จะแก้ปัญหาหากขาดความรู้ ความสามารถนั้น องค์กรได้จัดไว้หรือไม่
S7= Share Value ค่านิยมร่วมกันของคนทั้งองค์กร ซึ่อาจจะเป้นนามธรรม แต่ต้องหาให้ได้ว่า อะไรที่เป้นตัวตนที่แท้จริงขององค์กร เพื่อนำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของทีมงานในภาพรวม
- ชี้ให้เห็นความเป้นตัวตนขององค์กร
- นำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมได้หรือไม่
ในแต่ละ S จะต้องให้เวลาให้แต่ละกลุ่ม พูดคุย ถกเถียง ประเด้นต่าง ๆ ออกมา ใช้เวลา S ละ ไม่เกิน 15-20 นาที แล้วให้ทุกกลุ่มสรุปออกมาและจัดลำดับความสำคัญ ไม่ควรเกิน S ละ 4-5 ประเด็น และบอกด้วยว่าเป้น S หรือ W และนำไปติดที่ board ที่เตรียมไว้
จากนั้นเมื่อทำครบทั้ง 7S แล้ว ทีมงาน จะนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์ โดยการ grouping ข้อมูลที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน และนับจำนวน กลุ่มที่คิดเห้นเหมือนกัน ใส่ลงเป็นคะแนนของแต่ละประเด็น จัดลำดับประเด็นจากมากไปหาน้อยในแต่ละ S และ W
จากนั้นนำเสนอให้ทุกคนได้รับรู้ข้อมูลจากการระดมความคิดเห็น ของทุกคนได้รับทราบ แล้วนำไปเขียนที่ board ตามลำดับ แล้วให้ทุกคน โหวตให้คะแนน ซึ่งในดาว 7 ดาวที่มีอยู่ของแต่ละคนก็เท่ากับ 1 คะแนนเสียงที่สามารถโหวตได้ ใส่ลงในช่องของ S หรือ W ตัวใดก็ได้ ตามใจชอบ
ทีมงานก็นำผมโหวตมาวิเคราะห์อีกครั้ง ก็จะได้ จุดอ่อนและ จุดแข็งขององค์กรออกมา ซึ่งไม่น่าจะเกิน 5-6 ข้อ ของแต่ละ S หรือ W
เสร็จสิ้นขั้นตอนการทำ S และ W ก็จะเป้นขั้นตอนการหา O กับ T
สำหรับขั้นตอนการหาปัจจัยภานอกที่เป็น โอกาส(O) และ อุปสรรค(T) นั้นก็มี framework เช่นกัน เรียกว่า Component of the General Environment โดยมีประเด็นให้พิจารณาดังนี้
- Politic / Legal
- Social / Culture
- Technology
- Economy
- Environment
- Globalization / International
ทั้ง 6 หัวข้อ ให้แต่ละกลุ่ม เลือกหัวข้ออกมาสัก 3-4 หัวข้อ ที่คิดว่า น่าจะเป็นส่วนที่ทำให้เกิดประโยชน์(โอกาส) หรือ น่าจะก่อให้เกิดผลเสีย(อุปสรรค) ต่อองค์กร ต่อการทำงานขององค์กร
เมื่อเลือกหัวข้อได้แล้ว ในแต่ละหัวข้อให้ ระดมสมองกันในกลุ่มว่า ในแต่ละหัวข้อที่เลือกมานั้น จะมีประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด โอกาส และประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด อุปสรรค หากมีประเด็นเยอะ ให้จัดลำดับความสำคัญ และคัดเลือกออกมา 2-3 ประเด็น แล้วก็ทำขั้นตอนคล้าย ๆ กับการหา S และ W